電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件 — 200dpi・入力期間・タイムスタンプ・検索とスマホ撮影の注意

「スマホで撮った領収書の原本は捨ててよいのか」「何日以内に入力すればよいのか」。スキャナ保存は経理のペーパーレス化でいちばん効果が大きい一方、要件を1つ外すと紙の原本を残さなければならなくなる制度です。この記事では、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）第4条第3項と同法施行規則第2条第6項・第7項、国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月）にもとづいて、2026年10月時点の要件を実務の順に整理します。

スキャナ保存とは

スキャナ保存は、紙で受け取った（または紙で渡した書類の写しとして作った）国税関係書類を、スキャナやスマートフォンで読み取った電子データで保存し、紙の保存に代える制度です。対象は契約書・請求書・領収書・納品書・見積書・注文書などで、決算関係書類（貸借対照表・損益計算書・棚卸表など）は対象外です。

• 任意の制度です。使うかどうか、どの書類から始めるかは事業者が決められます
• 始めるための承認や届出は原則いりません。ただし、スキャナ保存を始めた日より前に受け取った重要書類（過去分重要書類）を後から電子化する場合は、あらかじめ税務署に適用届出書を出します
• スキャナ保存した領収書・請求書でも、消費税の仕入税額控除は認められます（一問一答 問4）
• メールで受け取ったPDFのような「最初から電子データ」の書類は、スキャナ保存ではなく電子取引データの保存の対象です（こちらは義務）

重要書類と一般書類

スキャナ保存では、書類を「資金や物の流れに直結・連動するか」で2つに分け、要件の厳しさを変えています。

一般書類を適時入力（期間の制限なし）で保存する場合は、責任者・入力の順序や方法などの「事務の手続を明らかにした書類」を備え付けます。なお、従業員の立替精算で使う精算書と領収書のような帳簿代用書類は一般書類から除かれるため、適時入力はできません（一問一答 問7）。

スキャナ保存の要件の一覧

施行規則第2条第6項の要件を、書類の区分ごとにまとめると次のとおりです（令和6年1月1日以後に保存するもの）。

令和5年度の税制改正で、「解像度・階調・大きさの情報の保存」と「入力者等の情報の確認」は不要になりました（令和6年1月1日以後に保存するもの）。ただし200dpi・カラーで読み取ること自体は引き続き必要です。調査で聞かれたときは、画像ファイルのプロパティ（画素数・ビット深度）で説明します（一問一答 問27）。

入力期間 — 早期入力方式と業務処理サイクル方式

重要書類は、受け取ってから一定の期間内に「入力」を終える必要があります。ここでいう入力は、単にスキャンすることではなく、入力期間内にタイムスタンプが付いた状態、または訂正削除の履歴が残るシステムに格納した状態にすることです（一問一答 問21）。

「7営業日」は自社の営業日で数えます。休日をまたぐことを考えて7営業日を基本としており、出社しない勤務形態の社員が受け取った書類のように、特別な事情で7営業日に入力できなかった場合は、その事情がなくなったあと直ちに入力すれば速やかに入力したものとして扱われます（一問一答 問22）。

業務処理サイクルは「最長2か月」で、会社が2週間や20日と定めていれば、その期間とおおむね7営業日になります（一問一答 問23）。月末締めで翌月まとめて経理に回す運用なら、業務処理サイクル方式の規程を作っておくと入力期間に余裕ができます。方式は課税期間の途中で変えることもできます（問25）。

入力期間を過ぎてしまったら：その書類はスキャナ保存の要件を満たさないため、電子データとあわせて紙の原本も保存します（一問一答 問24）。「期限を過ぎたものは紙のまま箱に残す」というルールを決めておくと、廃棄の事故を防げます。

解像度200dpi・カラーの考え方 — 画素数の目安

スマホやデジタルカメラで撮った画像は、dpi ではなく「書類の大きさと画素数」で判断します（一問一答 問26）。必要な画素数は次の式で求めます。

A4の値は国税庁の一問一答の計算（縦11.69インチ×200＝2,338画素、横8.27インチ×200＝1,654画素）に合わせています。縦横比が書類と違う機器では、縦・横それぞれの画素数を満たす必要があります。

スマホの画像のプロパティに「72dpi」と出ることがありますが、これは解像度が不明なときに記録される既定値で、実際の解像度ではありません（一問一答 問26）。カラーの要件は、ファイルのプロパティで「24ビット」（Exif の Bits Per Sample が「8 8 8」）と表示されることで確認できます。

スマホで撮るときの注意

• 書類は1枚ずつ、画面いっぱいに撮る。何枚もまとめて撮ると画素数が足りなくなるうえ、検索（日付・金額・取引先）や帳簿との対応も1書類ごとに付けにくくなります
• 影・反射・ピンぼけを避け、真上から撮る。金額・日付・登録番号を拡大して読めるか確認する（4ポイントの文字が読めることが要件）
• 長いレシートや大きな書類は、分けて撮ってもかまいません。整然とした形式で、原本と同程度に明瞭に出力できればよいとされています（一問一答 問8）
• 縮小コピーを撮るのは不可。スキャナより大きな書類を複写機で縮小してから読み取るのは、書類そのものの読み取りに当たりません（問8 注1）
• 私物のスマホでもかまいません（法令上の制約なし。問6）。ただし操作説明書などの備付けは必要です
• 受け取った人が書類に署名してから撮る必要は、令和4年1月1日以後はありません（令和3年度改正で廃止）
• 収入印紙が必要な文書は、印紙を貼ってから読み取れば原本を廃棄できます。ただし印紙税の過誤納の還付には原本が必要です（問3）

タイムスタンプと、その代わりになるシステム

スキャナ保存の真実性の要件は、次の2つの組合せでできています。

1. タイムスタンプ：入力期間内に、総務大臣が認定する時刻認証業務のタイムスタンプを、1入力単位ごとに付す。保存期間を通じて改ざんがないことを確認でき、任意の期間を指定して一括検証できるものに限ります。複数ファイルにまとめて付す方法も、ファイルごとに検証できる技術なら認められます（問29）
2. ヴァージョン管理：訂正・削除の事実と内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを使う

令和3年度の改正で、入力期間内に入力したことを確認できる場合は、その確認をもってタイムスタンプに代えられるようになりました（規則第2条第6項第2号柱書）。ただし国税庁は、訂正削除の履歴が残るシステムに保存するだけでは足りず、他者が提供するクラウドサービスのサーバがNTPサーバと同期して保存時刻を客観的に証明できる、といった仕組みが必要としています（問31・取扱通達4-26）。自社開発のシステムでは原則としてこの代わりは使えず、タイムスタンプが必要です（問32）。

使っているサービスがタイムスタンプの代わりの要件を満たすかどうかは、提供元の説明や、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証で確認します。認証を受けたソフトでも、運用（入力期間・規程・備付け）は利用者側で満たす必要があります。

帳簿との相互関連性

重要書類（と過去分重要書類）は、画像と、その書類に関係する帳簿の記録（仕訳）とを相互に確認できるようにします。実務では次のような方法がとられます。

• 証憑ごとに番号（証憑ID）を振り、仕訳の摘要や付箋の欄にその番号を入れる
• 会計ソフトの仕訳から画像を開ける／画像から仕訳を開けるようにする

保存の時点でまだ帳簿を作っていない場合は、決算終了後遅滞なく相互関連性と検索機能を整えれば認められます（問21 注）。一般書類には相互関連性の要件はありません。

検索要件と、その緩和

スキャナデータは次の3つの条件で検索できるようにします（規則第2条第6項第5号）。

1. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索できる
2. 日付・金額は範囲を指定して検索できる
3. 2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる

税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、2と3は不要です。ただし1（日付・金額・取引先で検索できること）は残ります（問45）。

注意：電子取引データの保存には「基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられれば検索要件はすべて不要」という特例がありますが、スキャナ保存にはこの特例はありません。小さな会社でも、日付・金額・取引先で探せる状態は必要です。

専用のシステムがなくても、表計算ソフトで索引簿（通し番号・日付・金額・取引先の一覧）を作り、ファイル名と対応させる方法や、取引先ごとのフォルダに「日付_金額」の規則でファイル名を付ける方法が認められています（問41・問46）。画像を文字データにできないシステムでも、日付・金額・取引先を手入力して検索の条件にできれば足ります。

• 金額は税込・税抜どちらでもよいが、帳簿の経理方式に合わせるのが基本（問43）
• 1か月分の取引がまとめて書かれた納品書は、書類の日付と合計額で登録してもよい。課税期間の中で一貫させる（問42）
• 単価契約など金額のない書類は、空欄または0円で登録し、空欄でも検索できるようにする（問44）

事務処理規程が必要な場面

スキャナ保存で「規程」が出てくるのは主に次の2つです（一問一答 問53）。国税庁が「スキャナによる電子化保存規程」のサンプルを公表しています。

規程は作るだけでなく、そのとおり運用し、保存場所に備え付けておくことが大切です。顧問先ごとに「誰が・いつまでに・何で撮って・どこへ送るか」を書いておくと、税務調査のときにも説明しやすくなります。

原本の廃棄と保存期間

令和4年1月1日以後に保存する書類は、読み取ったあと最低限の同等確認（画像と紙を見比べ、折れ曲がりなどがないか確認）をすれば、すぐに廃棄してかまいません（問3）。以前あった定期検査の要件は廃止されています。

保存期間は各税法の定めのとおりで、法人は原則7年（青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年）、起算日はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日です。スキャンミスで撮り直す場合は、元の画像もヴァージョン管理で残したうえで、一定の条件で入力期間内に付したものとして扱われます（問30）。バックアップは法令上の要件ではありませんが、保存期間を通じて残すために取っておくことが望まれます。

要件を満たさないとどうなるか

• 要件を満たさずに保存された電子データは、国税関係書類として扱われません。紙の原本がなければ、仕入税額控除の否認や青色申告の承認の取消しにつながる可能性があります（問59）。取消しは違反の程度などを総合して判断されます
• スキャナ保存したデータに関連して隠蔽・仮装があった場合（データの削除・改ざん、架空取引など）は、重加算税が10%加重されます（法第8条第5項・問62）

よくある間違い

• 「売上が小さいから検索はいらない」：5,000万円以下の特例は電子取引だけ。スキャナ保存はダウンロードの求めに応じても、日付・金額・取引先での検索は必要です
• 「スキャンしたから入力期間は守れている」：入力期間内にタイムスタンプの付与またはシステムへの格納まで終える必要があります
• 「期限を過ぎたけれどデータがあるから紙は捨てた」：入力期間を過ぎた書類は紙の保存が必要です
• 「メールのPDFを印刷してスキャンした」：電子取引データを出力した紙をスキャナ保存することは認められません（問65）。元のPDFを電子取引として保存します
• 「見積書も領収書も同じ扱い」：一般書類は適時入力・グレースケールが使えますが、帳簿代用書類（立替精算の精算書と領収書など）は一般書類になりません

電子取引データの保存とは別の制度

スキャナ保存は「紙で受け取ったものを電子化する」任意の制度、電子取引データの保存は「電子で受け取ったものを電子のまま残す」義務です。同じ請求書でも、郵送で届けばスキャナ保存（または紙のまま保存）、メールでPDFが届けば電子取引になります。両方を同じ索引簿やシステムで管理することもできます（問46）。詳しくは電子取引データの保存方法を参照してください。

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よくある質問

出典

• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（令和8年7月）
• 国税庁 はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答（Q&A）
• 国税庁 参考資料（各種規程等のサンプル）
• e-Gov法令検索 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（第2条第6項・第7項）
• e-Gov法令検索 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（第4条第3項・第8条）

更新履歴

• 2026/10/24: 公開

この記事は公表された法令・通達・国税庁などの資料にもとづく一般的な解説で、個別の税務相談に代わるものではありません。制度・料率は改定されることがあります。実際の申告・納付・給与計算では最新の資料をご確認のうえ、専門家にご相談ください。