記帳代行とは
記帳代行は、顧問先の領収書・請求書・通帳などをもとに、会計帳簿（仕訳帳・総勘定元帳）への記帳を代わりに行う業務です。税理士事務所では、月次の巡回監査や決算・申告の前提になる、もっとも量の多い業務の一つです。
税理士法第2条第2項は、税理士が税理士業務に付随して「財務書類の作成、会計帳簿の記帳の代行その他財務に関する事務」を業として行えると定めています。記帳の代行そのものは税理士の独占業務ではなく、記帳代行の会社や経理の外注先も行えます。ただし、税務書類の作成・税務代理・税務相談は税理士業務（同条第1項）で、税理士・税理士法人でない者は行えません（第52条）。
記帳代行と自計化
記帳のやり方には、事務所が入力する「記帳代行」と、顧問先が自分で会計ソフトに入力する「自計化」があります。どちらにも自動化の余地があります。
| 記帳代行 | 自計化 | |
|---|---|---|
| 入力する人 | 税理士事務所の職員 | 顧問先の経理担当者・経営者 |
| 事務所の仕事 | 回収・入力・確認・月次の報告 | 入力内容のチェック・修正の指導 |
| 時間がかかるところ | 回収待ちと手入力 | 科目・税区分の誤りの修正 |
| 自動化の効き方 | 入力の下書きと突合を AI に任せ、確認に集中する | 顧問先の入力の手間を減らし、誤りの候補を先に挙げる |
記帳代行の工程と、自動化できるところ
記帳代行の1か月は、おおむね次の工程に分かれます。工程ごとに「何を AI に任せ、何を人が見るか」を決めると、自動化の効果が見えやすくなります。
| 工程 | これまでのやり方 | 自動化したやり方 |
|---|---|---|
| 証憑の回収 | 月末・決算前に紙の束を郵送・持参してもらう | 顧問先が発生した日にスマホで撮って送る／事務所でまとめてスキャン |
| 整理 | 紙を日付順に並べて綴じる | 画像に「日付_取引先_金額」の名前を付けて保存 |
| 入力 | 1枚ずつ日付・取引先・金額を打ち込む | AI が読み取り、勘定科目・税区分・摘要付きの仕訳の下書きを作る |
| 税区分 | 10%・8%・登録番号の有無・経過措置を人が判定 | 登録番号と取引日から経過措置（80%・70%）まで判定し、迷うものは要確認に |
| 突合 | 通帳・カード明細と紙を見比べる | 明細の入出金と証憑を突き合わせ、証憑のない出金・未払いを一覧に |
| 確認 | 紙と画面を見比べて全件チェック | 原本と仕訳を並べ、理由付きの要確認だけを確認 |
| 会計ソフトへ | 手入力・転記 | 会計ソフトの取込形式の CSV で一括インポート |
AI自動仕訳の仕組み（読み取り・科目・税区分・摘要・要確認）はAI自動仕訳とはで詳しく説明しています。
顧問先からの証憑の回収
「月末に段ボールで届く」「決算の前に1年分がまとめて届く」という状態では、入力をいくら速くしても記帳は遅れます。回収の方法を変えることが、記帳の自動化の最初の一歩です。
| 回収の方法 | 良い点 | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙の郵送・持参 | 顧問先の手間が少ない | 月末・決算前に集中する。紛失・返却の手間がある |
| 事務所でスキャン | 画質をそろえやすい | 紙が届くまで入力できない。スキャナ保存の入力期限に注意 |
| クラウドストレージの共有フォルダ | 発生した日に送れる | ファイル名・画質がばらばら。どれを処理したか分かりにくい |
| メール・チャットへの添付 | 顧問先が慣れている | 担当者の受信箱に散らばる。保存の要件を満たす場所に移す手間がある |
| スマホからの提出リンク | アプリ不要で、撮ったその場で送れる | 1枚の写真に何枚も並べて撮ると、1枚あたりの画質が足りない |
回収を続けてもらうコツ
- 送る手間を減らす: ログインやアプリのインストールが必要だと続きません。リンクや QR コードから撮って送るだけにします
- 撮り方を1つだけ伝える: 「書類1枚を、画面いっぱいに、明るい場所で」。これだけで読み取りの失敗が大きく減ります
- 締めの日を決める: 「毎週金曜までにその週の分」「月の5日までに前月分」など、送る日を決めておきます
- 足りない証憑をすぐ伝える: 通帳に出金があるのに証憑がないものは、月末を待たずに顧問先へ確認します
- 電子取引のデータは印刷しない: メールの PDF や Web の明細は、紙に印刷せずファイルのまま送ってもらいます（後述）
領収書OCRから仕訳データへ
領収書・レシートの OCR は、記帳の自動化でもっとも件数の多い部分です。ただ文字を読むだけでは仕訳にならず、仕訳と消費税の判定に必要な項目を、正しい意味で取り出す必要があります。
読み取る項目と、仕訳での使い道
| 項目 | 仕訳での使い道 | 読み取りで注意すること |
|---|---|---|
| 取引年月日 | 仕訳の日付、経過措置の割合（2026年10月1日から70%） | 和暦・西暦、印字のかすれ、発行日と利用日の違い |
| 発行者（取引先） | 勘定科目の推定、摘要、記帳ルールの当てはめ | 店名と運営会社名の違い、ロゴだけで文字がない |
| 登録番号（T＋13桁） | インボイスかどうか → 税区分 | 数字の読み違い（チェックディジットで検算できる）、記載がない |
| 税率ごとの対価の額・消費税額 | 仮払消費税等の金額、10%と8%の仕訳の分け方 | 小計・合計・お預り・お釣りの取り違え、値引の行 |
| 合計金額 | 貸方（現金・未払金など）の金額、検算 | 手書きの金額、訂正された金額 |
| 品目・但し書き | 勘定科目の推定（文具→消耗品費 など） | 「お品代」だけで内容が分からない |
| 支払方法 | 貸方の科目（現金・カードなら未払金 など） | レシートの「クレジット」「電子マネー」の表示 |
レシートなどの適格簡易請求書は、相手方の名称（宛名）の記載がなくても認められ、税率ごとの消費税額と適用税率はどちらかの記載で足ります（国税庁 No.6625）。逆に、登録番号・取引年月日・税率ごとの金額は、インボイスかどうかの判断に欠かせない項目です。
登録番号がないので、原則は経過措置で、消費税相当額の70%だけを控除します。
2,760 × 10/110 × 70% ＝ 175.6… → 175円（1円未満切捨て）
仕訳: 旅費交通費 2,585／仮払消費税等 175／現金 2,760（税区分: 課税仕入10%・経過措置70%）
ただし、基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の課税仕入について帳簿の保存だけで控除できる「少額特例」（2029年9月30日まで）があり、その場合は 2,760 × 10/110 ＝ 250円（切捨て）を全額控除して、旅費交通費 2,510／仮払消費税等 250／現金 2,760 となります。
同じ領収書でも、顧問先が少額特例を使えるかどうかで税区分が変わります。こうした証憑の外にある情報は、顧問先ごとの設定や記帳ルールで与えておく必要があります。なお、タクシーは「税込3万円未満の公共交通機関」の特例（帳簿のみの保存で控除できる特例）の対象外です。この特例の対象は、船舶・バス・鉄道による旅客の運送です。
ぼやけた写真・暗い写真
読み取りの失敗の多くは、AI ではなく写真に原因があります。スキャナ保存の解像度の要件は「25.4ミリメートル当たり200ドット以上」で、スマホで撮る場合は、書類の大きさと画素数で判断します。国税庁の一問一答では、A4 の書類なら縦2,338画素・横1,654画素、約387万画素以上が必要と説明されています。
- 書類1枚を画面いっぱいに撮る。何枚も並べて撮ると、1枚あたりの画素数が足りなくなります
- 感熱紙のレシートは時間がたつと薄くなります。受け取ったらすぐ撮るのがいちばんの対策です
- 影・反射・折れ目で数字が隠れていないかを、送る前に確かめます
- 長いレシートは、途中で切れないように続けて撮り、1つの証憑としてまとめます
読み取りが不確かな数字は、推測で埋めずに要確認にして、原本と見比べるか撮り直してもらいます。
重複（二重計上）
証憑をデータで集めると、同じ取引が2回入ることが増えます。よくある形は次のとおりです。
- 同じレシートを2回撮って送った（撮り直しの前後の両方が届いた）
- レシートと、同じ買い物のクレジットカード利用明細の両方から仕訳を作った
- 請求書から未払計上し、さらに通帳の引落しからも費用を計上した
- 納品書と請求書の両方を証憑として取り込んだ
日付・金額・取引先が同じ（または近い）組み合わせは、重複の候補として要確認に挙げます。ただし、毎日同じ店で同じ金額の買い物をすることもあるので、自動で消さずに人が判断するのが安全です。
記載が足りない証憑
| 足りないもの | 起きること | 対処の例 |
|---|---|---|
| 但し書きが「お品代」 | 科目が決められない | 購入した物を顧問先に確認し、摘要に残す |
| 日付がない・読めない | 計上日・経過措置の割合が決まらない | カード明細・通帳の日付と照らす |
| 登録番号がない | インボイスとして扱えない | 相手が登録しているかを確認する。未登録なら経過措置（少額特例が使えればその扱い） |
| 税率ごとの金額がない（手書きの領収書など） | 8%と10%の区分ができない | 内容から税率を判断し、必要なら発行者に正しい記載を求める |
| 参加者・人数の記録がない飲食費 | 1人1万円基準の判定ができない | 顧問先に参加者・人数を確認し、記録を残す |
| 領収書がない（紛失） | 証憑の裏付けがない | 出金伝票・カード明細などで事実を残す。インボイスがない仕入は原則として控除できない点に注意 |
通帳・カード明細との突合
突合は、証憑から作った仕訳と、お金の動き（通帳・カード明細）を照らし合わせて、漏れと重複を見つける作業です。金額・日付の近さ・取引先名の3つで対応を付けます。
- 証憑のない出金: 通帳に出金があるのに、対応する請求書・領収書がない → 顧問先に証憑を依頼
- 支払っていない請求書: 請求書はあるのに引落し・振込がない → 未払金・買掛金として残っているか確認
- 金額が少しだけ違う入金: 売掛金の入金から、振込手数料が差し引かれていることが多い
手数料の消費税: 440 × 10/110 ＝ 40円
仕訳: 普通預金 109,560／売掛金 110,000、支払手数料 400、仮払消費税等 40（借方合計 110,000 ＝ 貸方合計 110,000）
差し引かれた手数料を売上値引として処理する方法もあります。どちらで処理するかは事務所・顧問先の方針に合わせ、毎期同じ方法で処理します。
通帳の写真やネットバンキングの明細から仕訳を作り、証憑と照合する流れは通帳・銀行明細のAI読み取りで試せます。
会計ソフトへの CSV 取込（弥生・freee・マネーフォワード・TKC など）
主な会計ソフトには、仕訳データを CSV などのファイルで一括で取り込む機能があります。列の並び・文字コード・日付の書き方・税区分の名前はソフトごとに決まっているので、取り込む前にマスタを合わせておくことが大切です。
| 確かめること | なぜ必要か |
|---|---|
| 勘定科目・補助科目の名前 | 1文字でも違うと、エラーになるか、別の科目が新しく作られる |
| 税区分の名前 | 「課税仕入10%」「課対仕入10%」など、ソフトごとに表記が違う。経過措置（80%・70%控除）の区分名も合わせる |
| 部門・取引先の設定 | 部門別の集計や、取引先ごとの残高管理を使っている場合 |
| 日付の書き方と会計期間 | 期間外の日付の仕訳は取り込めないか、別の年度に入る |
| 文字コード | ソフトによって指定がある。合わないと文字化けする |
- マスタを合わせる — 取込先の科目・補助科目・税区分の一覧と、出力する CSV の名前を対応づける
- 数件だけテスト取込する — 10%・8%・経過措置・非課税・不課税を1件ずつ含めると、税区分の対応を一度に確かめられます
- 残高と集計を確かめる — 現金・預金の残高、税区分ごとの集計が、取込前の数字と合うか
- 全件を取り込む
- 取り込んだ期間・ファイルを記録する — 同じファイルを2回取り込む二重取込を防ぎます
原本を探せるように、摘要や証憑番号の列に原本との対応を残しておくと、税務調査や決算の確認で原本をすぐに出せます。
電子帳簿保存法との関係
紙で受け取った証憑をスキャン・撮影してデータで保存し、紙を捨てる場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。主な要件は次のとおりです（国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】）。
- 入力期間: 受領後おおむね7営業日以内（速やかに入力する方式）、または業務処理サイクル（最長2か月）を過ぎた後おおむね7営業日以内（業務サイクル後速やかに入力する方式。各事務の処理に関する規程が必要）
- 解像度・色: 200dpi 以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上（一般書類はグレースケールも可）
- タイムスタンプ、または訂正・削除の履歴が残る（訂正・削除ができない）システムでの保存
- 検索: 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること
- 帳簿との相互関連性: 契約書・領収書などの重要書類は、どの仕訳の原本かを確認できること
入力期間を過ぎてしまった書類は、データで保存していても紙の原本を捨てられません（一問一答 問24）。証憑を発生した日に送ってもらう方法は、この入力期限にも余裕を作ります。詳しくは電子帳簿保存法のスキャナ保存をご覧ください。
一方、メールで届いた PDF の請求書や、Web からダウンロードした明細は「電子取引」で、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存する義務があります（2024年1月1日以後の電子取引）。顧問先には、印刷して渡すのではなくファイルのまま送ってもらいます（電子取引データの保存）。
導入の進め方
- 顧問先を1〜2社選んで試す — 証憑が多く、取引のパターンがある程度決まっている顧問先ほど効果が分かりやすいです
- 今の時間を測る — 1社あたりの回収待ち・入力・確認・突合の時間を、導入前の月に記録しておきます
- 記帳ルールを登録する — 「この取引先は外注費」「社長のタクシー代は旅費交通費」など、前期の元帳から毎月の取引を拾ってルールにします
- 確認の範囲を決める — 最初の月は全件、その後は理由付きの要確認（二重計上、1人1万円を超える飲食費、源泉徴収の漏れの候補、資産計上の候補など）と抜き取りに絞ります
- 回収の方法を切り替える — 紙の束から、発生した日のスマホ提出へ。顧問先に撮り方と締めの日を伝えます
- 導入前後で時間を比べ、広げる — 修正した内容を記帳ルールに戻しながら、対象の顧問先を増やします
顧問先への案内の例
「今月から、領収書・レシートはスマホで撮って、提出用のリンクから送ってください。書類1枚を画面いっぱいに、明るい場所で撮るだけで大丈夫です。送ったあとの紙の領収書は、当面は捨てずに月ごとに封筒に入れて保管してください。メールで届いた請求書の PDF は、印刷せずにそのまま送ってください。」
紙の原本の廃棄は、スキャナ保存の要件と事務処理規程を整えてから判断してください。
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ISZ™ 仕訳AI では
ISZ™ 仕訳AI は、税理士事務所のための AI 自動仕訳・記帳自動化サービスです。顧問先は提出用リンク（QR）からスマホで撮って送るだけで、アプリは要りません。撮るときに画質をその場で確認します。
- 領収書・レシート・請求書・カード明細・通帳を読み取り、勘定科目・税区分・摘要付きの仕訳の下書きを作成。1枚の写真に複数の書類が写っているときは、送る前と読み取り後に撮り直しを案内
- 銀行明細（通帳）との自動照合と、二重計上・源泉徴収の漏れの候補などの要確認リスト（理由付き）
- 電子帳簿保存法: 取引年月日・金額・取引先の検索、訂正削除の履歴、事務処理規程のひな形。証憑ID で会計ソフト側から原本を逆引き
- 弥生・freee・マネーフォワード・TKC・JDL・勘定奉行の CSV で出力
登録だけで証憑100枚まで無料・クレジットカード不要で試せます。
よくある質問
記帳代行は、税理士でなくてもできますか？
会計帳簿の記帳の代行そのものは税理士の独占業務ではなく、記帳代行の会社なども行えます。ただし、申告書などの税務書類の作成、税務代理、税務相談は税理士業務で、税理士・税理士法人でない者は行えません（税理士法第2条・第52条）。
領収書OCRで読み取った内容は、そのまま仕訳にできますか？
OCR で読み取れるのは日付・金額・登録番号などの項目までです。仕訳にするには、勘定科目と税区分の判定、検算が必要です。AI で仕訳の下書きまで作り、用途が分からないものや検算で合わないものは要確認にして、原本と見比べて確定します。
ぼやけた写真や、1枚に何枚も並べて撮った写真はどうすればいいですか？
撮り直しをお願いするのが確実です。スキャナ保存の解像度は200dpi以上が要件で、A4 なら約387万画素以上が必要です。何枚も並べて撮ると1枚あたりの画素数が足りなくなるため、書類1枚を画面いっぱいに撮ってもらいます。
同じ領収書が二重に取り込まれたらどうなりますか？
そのままでは費用と仮払消費税等が二重に計上されます。日付・金額・取引先が同じ組み合わせを重複の候補として挙げ、人が原本を見て判断します。レシートとカード利用明細、請求書と通帳の引落しのように、別の書類から同じ取引を2回計上する形にも注意が必要です。
顧問先がスマホで撮った写真は、電子帳簿保存法の要件を満たしますか？
書類1枚を画面いっぱいに撮れば、最近のスマホで解像度は足りることが多いです。ただし、入力期間（おおむね7営業日以内など）、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴が残るシステムでの保存、検索などの要件も満たす必要があります。
会計ソフトを変えずに記帳を自動化できますか？
できます。仕訳の下書きを会計ソフトの取込形式の CSV で出力し、今の会計ソフトに取り込みます。科目・補助科目・税区分の名前を取込先の設定と合わせ、最初は数件だけテスト取込してから全件を取り込みます。
出典
- 税理士法（e-Gov 法令検索）第2条・第52条
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（令和8年7月）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）
- 国税庁 電子帳簿保存法関係
- 国税庁 No.6625 適格請求書等の記載事項
- 国税庁 No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存
- 国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間
更新履歴
- 2026/10/24: 公開
この記事は公表された法令・通達・国税庁などの資料にもとづく一般的な解説で、個別の税務相談に代わるものではありません。制度・料率は改定されることがあります。実際の申告・納付・給与計算では最新の資料をご確認のうえ、専門家にご相談ください。